"Regels snappen, of anders schrappen!"

“Het moet van de inspectie”, is een vaak gehoord argument om wéér een formulier in te vullen. Maar dat is niet het hele verhaal, zegt Ronnie van Diemen, Inspecteur-generaal van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Veel registratielijsten bestaan omdat ze zijn ingevoerd door bijvoorbeeld een werkgever, een zorgverzekeraar of door beroepsgroepen van verpleegkundigen of verzorgenden zelf. Hoe is dit mogelijk? En belangrijker; hoe komen we van de onnodige administratie in de zorg af? Ronnie van Diemen; "het allerbelangrijkste is om jezelf de vraag te stellen; waarom doe ik deze handeling?"

"Verpleegkundigen en verzorgenden kunnen vaak het beste bepalen wat onnodige administratie is. De pijn indicator is bijvoorbeeld een hele zinnige en noodzakelijke indicator, maar niet op alle afdelingen. En niet voor elke patiënt," vertelt van Diemen. "Dan is het onzinnig om deze vraag drie keer per patiënt op een dag te stellen en dit ook nog te registreren. Dit leidt slechts tot frustratie." Soms geeft een werkgever of een lid van de Raad van Bestuur aan dat iets van de inspectie moet. Dit is volgens Van Diemen vaak maar deels waar. "Als Inspectie toetsen wij of dat wat veldpartijen zelf hebben afgesproken over kwaliteit van zorg door hen ook wordt toegepast. Wij begrijpen dat het voor instellingen spannend is als de Inspectie langskomt. Een maatregel van de Inspectie is bovendien geen kleine aangelegenheid. Daarom kan ik invoelen dat mensen denken dat de Inspectie de boosdoener is van de administratielast, maar dat ligt in de praktijk toch anders. Zo vraagt de Inspectie bijvoorbeeld 230 indicatoren uit aan ziekenhuizen, terwijl in het gehele ziekenhuis enkele duizenden indicatoren gehanteerd worden."

Hoe ontstaat onnodige administratie?

Bij de actie Regelarme Zorg (2014) bleek dat meer dan de helft van de regels door de instellingen of de zorgmedewerkers zelf bedacht was. "Indicatoren of regels fungeren als steunpilaren. Het voelt veilig om die te hanteren, maar als iedereen zich een werkwijze eigen heeft gemaakt, heb je die steunpilaar niet meer nodig. In de praktijk blijft zo’n regel vaak wel bestaan. Op die manier is er opnieuw een lijst in het leven geroepen. Ik denk dat dit voorbeeld voor de hele zorgsector geldt. Dat zowel in de GGZ, de ziekenhuizen als in de wijkverpleging op deze manier registratielijsten ontstaan. Iedereen wil goede zorg leveren, maar in de praktijk vervallen we in gedetailleerde vinklijsten," geeft van Diemen aan.

Stopmomenten inplannen

De oplossing is volgens Ronnie van Diemen om met elkaar in gesprek te gaan. "Leidinggevenden, verpleegkundigen en verzorgenden moeten elkaar de vraag stellen: waarom doen we dit? Is dit een nuttige handeling? Komt dit ten goede aan de cliënt? Als de conclusie is dat we niet snappen waarom iets geregistreerd wordt, dan moet je daarover in gesprek met het bestuur en met de verzekeraar, de NZa of de inspectie. Als het na het gesprek nog onduidelijk is dan liever schrappen. Plan ook stopmomenten in. In de zorg werkt iedereen onder grote druk. Er is weinig tijd om stil te staan bij waarom we iets doen. En door tijdgebrek handelen we meteen. Door stopmomenten af te spreken, maak je ruimte voor reflectie. Zo kan je met elkaar bespreken wat echt bijdraagt aan goede en persoonsgerichte zorg."

Is er zicht op minder onnodige administratie?

"De administratielast in de zorg is hardnekkig. Die zal niet van vandaag op morgen verdwenen zijn. Tot die tijd blijft het allerbelangrijkste om, zo vaak als nodig, de waarom vraag te stellen. Acties zoals deze van V&VN #meerzorgminderpapier helpen daarbij," aldus van Diemen.

Wat doet de Inspectie?

• De Inspectie steunt de V&VN actie. Drie inspecteurs nemen op 20 november deel aan het belpanel.
• De hele dag (tussen 9 en 17 uur) is één van hen beschikbaar voor vragen. De inspecteurs zijn bereikbaar via het actie nummer: 030 – 291 90 50.
• Op 18 november neemt de Inspectie deel aan het programma (Ont)regel de zorg.
• De Inspectie heeft naar aanleiding van dit gesprek toegezegd informatie over onzinnige administratie op haar website te zetten.
• De Inspectie rapporteert haar bevindingen over onnodige administratie direct aan de Minister.